立法會秘書處上月12日起就公開資料及檔案予公眾查閱的政策，諮詢公眾兩個月，香港記者事務委員會(記委)歡迎今次的諮詢，有關事宜涉及公眾權利，如能廣泛收集市民意見，有助立法會以民意為依歸，規範及改善查閱機制。
不過記委必須指出，查閱機制應本著高透明度的原則，盡量披露所有資料及檔案，如非必要不作豁免，確保資訊自由不受窒礙，記者方能取得所需紀錄，為報道事件佐證，保障公眾知情權。
對於諮詢文件建議的檔案封存期，本會認為此舉能讓機密檔案有望「見光」，但封存期不宜太長，應盡早解封，本會又認為，市民要求覆檢索取資料的決定或提出上訴的機制必須簡單便捷，同時要由特定的檔案上訴委員會跟進投訴，另外為確保檔案不會被不正當銷毀，政府需要盡快制訂檔案法，下一步是為資訊自由法立法。
立法會應盡量公開所有資料和檔案
立法會的資料和檔案各式各樣，有立法會議員的談話內容、社會團體的意見、政府與立法會的書信往來、政府官員的書面或口頭回覆等，這些都是歷史第一手資料，是可靠的紀錄，亦是追究權責的證據，記者可藉此跟進事件，發掘背後真相的新聞來源。
本會注意到，立法會將現時的資料和檔案劃分為三類：公開、非保密及保密，但如何界定何謂「非保密」及「保密」檔案，立法會沒有透露，諮詢文件引述的例子不足，本會認為立法會有需要清楚交代根據甚麼準則，劃分檔案類別，並須詳列相關例子。
就文件提及非保密的資料及檔案，包括「議事規則委員會會議的議程、大部分討論文件及會議紀要，本會反對將議事規則委員會的相關文件列為「非保密」類別，而且要等20年後才獲解封。
立法會主席曾鈺成去年五月引用議事規則，禁止議員「拉布」辯論政府提出的議員出缺安排草案，曾鈺成「剪布」舉動限制議員發言，惹來議員以至社會的質疑及批評，加上曾鈺成休會期間向時任秘書長吳文華說了兩次「返黎就郁」，復會後議員黃宜弘隨即提出終止辯論並獲曾鈺成批准，事件為人所關注的是，究竟立法會主席有否濫權？曾鈺成作決定前，有否與黃宜弘聯絡？他又有否諮詢秘書處以及法律顧問的意見？
要讓立法會主席的舉措在陽光下運行，唯有開誠布公，披露所有資料及檔案，本會認為，議事規則為人咎病，即便議員都認同需要跟進及改善，既然如此，立法會還有何理由要將相關資料和檔案列為「非保密」，不能公開？如能坦誠披露，公眾包括記者將透過查閱有關資料，分析及釐清事實，有效監察立法會運作。
本會促請立法會盡量公開所有資料和檔案，做到高度透明，有利記者全面報道。
行管會不應有權決定甚麼資料要保密
針對諮詢文件有關「建議豁免公開的資料及檔案類別」，本會認同個別資料和檔案需要保密，不能公開予公眾查閱，但必須是少數。
本會尊重文件建議「適用於香港的成文法或普通法禁止披露或因為牽涉訴訟而不能公開的資料及檔案可獲豁免公開，但本會絕不認同文件指，「行政管理委員會認為不適宜披露的資料或檔案可以豁免。
今屆行管會包括主席在內有13名委員，委員大致來自不同黨派，主要職責包括監督秘書處運作及履行立法會藉決議決定的其他職責，但這並不代表行管會可享有絕對的權力，能操控甚麼資料和檔案可曝光，將影響資訊自由。
本會促請立法會刪除「行政管理委員會認為不適宜披露的資料或檔案」的建議，改為設立檔案小組委員會，由不同黨派的議員以及外聘的專業人員，例如檔案主任，共同檢視何謂不適宜披露的資料和檔案。
檔案封存期應該縮短
就非保密及保密檔案，諮詢文件參考外國及國際組織，建議最長封存期分別為20年及50年。
近日英國檔館解密一批涉及香港前途談判的內幕文件，包括前首相戴卓爾夫人在八十年代訪華的機密檔案，引起本港社會的關注和討論，有關紀錄相信會被寫入香港史。
本會歡迎立法會有意將檔案逐步解封，換句話說，前立法局及臨時立法會的機密文件有望重見天日，這些歷史文化遺產有助公眾、歷史學家、研究人員以至記者了解當年的事實，不過本會認為，作為民意代表的機構，立法會理應盡早解封有關檔案。
針對最長封存期的問題，為體現香港享有高度的資訊自由，立法會可以較其他國家和地區先行一步，縮短封存期的時間，因為若依諮詢文件的建議，非保密檔案要在檔案開立後20年才可解封。以四年一屆的立法會會期計算，已經歷了五屆議會，時間實在太長，應考慮縮短，期間至少進行一次解密覆檢，檢視能否提前解封。
至於保密檔案，諮詢文件建議在有關檔案開立後25年才進行解密覆檢，最長封存期可達50年，亦即半個世紀，本會同樣認為解密的門檻太高，要經歷近六屆議會才考慮能否解密，只會令有需要翻查紀錄的人士望穿秋水，意興闌珊，本會建議，解密覆檢的年期及最長封存期均需縮短。
設獨立的上訴機制
諮詢文件提及，市民可致函立法會秘書長要求覆檢索取資料的要求，亦可向行管會主席作出書面投訴，本會認為此乃正面及積極的做法，讓市民有機會反映不滿，不過有關上訴機制必須符合民主原則，不能夠只是立法會閉門造車，自己人查自己人。
本會要求立法會成立專門的檔案上訴委員會，委員會成員必須有「局外人」參與，亦即立法會以外的人士組成，以示公平公正。
檔案法及資訊自由法
查閱資料的權利要保障，妥善保存紀錄同樣重要，為確保公眾能夠翻查所需資料，立法會必須做好檔案分類及保存的工作。
本會促請政府盡快制訂檔案法及資訊自由法 --- 檔案法能確保政府部門的所有文件、相片、影帶等資料檔案，獲得專業管理及有序儲存，不會無故失蹤或被銷毀，資訊自由法則能保障公眾及記者，查閱與市民息息相關的資料，不至於局限於現行的《公開資料守則》，記者往往無法取得所需資料，影響公眾利益。
本會必須指出，香港鄰近地區包括內地、台灣以至澳門，先後在上世紀八十年代及二千年前訂立檔案法，其中台灣亦在幾年前制訂資訊公開法，作為國際大都會，香港甘於墮後於人？
香港記者事務委員會
2013年8月15日